ابزار کاربردی
گرافیک و طراحی
موسیقی
ورزشی
شبکهی اجتماعی
برنامه نویسی
آب و هوا
مالی
پزشکی
کسب و کار
سرگرمی
فیلم و عکس
افزونههای سافاری
مسافرت
سلامتی و تندرستی
بهره‌وری
آموزشی
سبک زندگی
اخبار
منابع
بازی
امروزه به دلیل پیشرفت فناوری، استفاده از سیستم‌های سنتی بایگانی کاغذی به سیستم‌های دیجیتالی انتقال یافته است. این سیستم‌ها که در بیشتر مواقع بر پایۀ فایل‌های پی‌دی‌اف فعالیت می‌کنند، تحولی بزرگ در زمینۀ جمع‌آوری داده‌ها، نگهداری از آن‌ها و دسترس به اطلاعات ایجاد کرده‌اند. این تغییر رویه می‌تواند مزایای متعددی را به دنبال داشته باشد که افزایش سرعت دسترسی در کنار صرفه‌جویی در فضا، تنها بخشی از آن‌ها محسوب میشوند. اما بد نیست کمی دقیق‌تر این مزایا را بررسی کنیم و در کنار آن به بررسی Adobe Acrobat به عنوان یکی از محبوب‌ترین برنامه‌های پی‌دی‌اف خوان و ویژگی‌های این برنامه مک بپردازیم.
تحول در مدیریت اطلاعات؛ از انبارهای کاغذی تا ذخیرۀ دیجیتال
فکر کردن به روش قدیمی بایگانی اطلاعات، تنها انباری بزرگ و پر از اسناد و پرونده‌های کاغذی را به خاطر می‌آورد. روشی که برای پیدا کردن یک سند در آن، به زمان و طی کردن مراحل زیادی نیاز است. اما امروزه با تبدیل کردن فایل‌ها به نسخۀ دیجیتال و ذخیرۀ آن در یک سرور یا کامپیوتر، تنها به کمک چند کلیک ساده می‌توان به آن‌ها دسترسی داشت.
امروزه سازمان‌ها و افراد به تدریج از استفاده از سیستم‌های بایگانی کاغذی به شکل سنتی فاصله گرفته و به سمت دیجیتالی کردن روند بایگانی فایل‌های خود مبتنی بر فایل‌های PDF حرکت می‌کنند. از مزایای این روش می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
صرفه‌جویی در فضا
با حذف شدن انبارهای کاغذی، دیگر نیازی به فضای فیزیکی زیادی برای ذخیرۀ اسناد و مدارک وجود ندارد. با این ویژگی عالی، فضای قابل توجهی از سازمان‌ها و شرکت‌ها خالی می‌شود که می‌توانند از آن برای دیگر مصارف کاربردی استفاده کنند.
افزایش سرعت دسترسی
یکی دیگر از مزایای استفاده از روش‌های دیجیتال ذخیرۀ اطلاعات مانند برنامۀ ادوبی آکروبات، بالا رفتن سرعت پیدا کردن اطلاعات است. در روش‌های سنتی یافتن یک برگۀ خاص از بین انبوهی از سندهای کاغذی کار ساده‌ای نبود. در حالی که با سیستم‌های دیجیتال می‌توان با کمک ابزارهای جست‌وجوی پیشرفته به راحتی در عرض چند ثانیه به سند مورد نظر دست پیدا کرد.
امنیت بیشتر
فایل‌های ذخیره شده با پی‌دی‌اف به راحتی قابلیت رمزگذاری دارند. این روند به حفاظت از اطلاعات و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز افراد کمک زیادی می‌کند. همچنین گرفتن نسخۀ پشتیبان از فایل‌ها یا قرار دادن آن‌ها در فضای ابری باعث می‌شود که در محیطی ایمن نگهداری شوند و دور از هرگونه احتمال نابود شدن قرار بگیرند.
راحتی در اشتراک‌گذاری
از دیگر مزایایی که می‌توانیم برای این روش برشمریم، قابلیت اشتراک‌گذاری فایل‌ها با استفاده از روش‌های مختلف همچون ایمیل و شبکه‌های اجتماعی است. امکانات موجود در نرم‌افزارهای ویرایش، شرایط را برای ویرایش، اضافه کردن اطلاعات و مواردی از این دست در اسناد فراهم می‌کند.
چرا به یک برنامۀ مدیریت فایل PDF نیاز داریم؟
پی‌دی‌اف به عنوان یک استاندارد جهانی برای ذخیرۀ اسناد الکترونیکی محسوب می‌شود که بیش از هر چیز، به دلیل حفظ قالب‌بندی اصلی متن و قابلیت نمایش در طیف گسترده‌ای از دستگاه‌ها محبوبیت پیدا کرده است. اما برای اینکه بتوانیم نهایت بهره‌وری را از یک برنامۀ PDF خوان داشته باشیم، باید ابزاری قدرتمند همچون Adobe Acrobat را انتخاب کنیم. با این حال بیایید دلایل نیاز به یک برنامۀ مدیریت PDF را بررسی کنیم.
ویرایش اطلاعات
برنامه‌های پی‌دی‌اف قابلیت ویرایش اطلاعات، اضافه کردن یادداشت‌های اضافی و هایلایت کردن بخش‌های مهم در اسناد را دارند. این کار هم در سطح شخصی و هم سازمانی بسیار کارآمد است. کاربران همچنین می‌توانند به منظور سازماندهی بهتر محتوا، از اضافه کردن صفحات گرفته تا حذف یا جایگزینی آن‌ها، از این برنامه‌ها استفاده کنند.
ترکیب فایل‌ها
یک برنامۀ مدیریت فایل PDF برای ترکیب چندین سند واحد از فایل‌های مختلف نیز کاربرد دارد. از چنین نرم‌افزاری می‌توان برای جدا کردن بخش‌های گوناگون یک سند نیز بهره برد.
حفاظت و امنیت
قابلیت رمزنگاری اطلاعات باعث می‌شود تا سازمان‌ها برای حفاظت هرچه بهتر داده‌های خود به نرم‌افزارهای مدیریت فایل PDF نیاز داشته باشند. در واقع وجود امضای دیجیتال کمک می‌کند تا اصالت سند تأیید شود.
جست‌وجو و سازماندهی
پیدا کردن عبارات خاص و کلمات مورد نظر در فایل‌های PDF بسیار راحت است. همچنین برای راحتی در انجام کار می‌توان فهرستی از مطالب موجود را برای دسترسی سریع به بخش‌های مختلف سند ایجاد کرد. از قابلیت بوکمارک در نرم‌افزارهای مدیریت PDF نیز می‌توان برای علامت‌گذاری صفحات مهم استفاده کرد.
ویژگی‌های Adobe Acrobat
یکی از بهترین و محبوب‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت فایل‌های PDF، ادوبی آکروبات است. این نرم‌افزار با امکانات گسترده و رابط کاربری ساده، به شما کمک می‌کند تا به طور کامل روی فایل‌های PDF خود کنترل داشته باشید. کاربران با کمک این نرم‌افزار می‌توانند اسناد دیجیتال خود را مشاهده، چاپ و امضا کنند یا آن‌ها را برای سایرین بفرستند. در ادامه به برخی از قابلیت‌های کاربردی این برنامه می‌پردازیم.
تبدیل انواع فایل‌ها به PDF با حفظ قالب‌بندی اصلی
یکی از قدرتمندترین ویژگی‌های Adobe Acrobat، امکان تبدیل انواع فایل‌ها به فرمت پی‌دی‌اف با حفظ حداکثری قالب‌بندی اصلی است. این ویژگی کمک می‌کند تا هر نوع سندی چه متنی چه تصویری و چه ترکیبی از این دو را با یک نسخۀ قابل اشتراک‌گذاری تبدیل کنید. با این ویژگی اطمینان حاصل می‌کنید که سند شما در هر دستگاه دیگر از سیستم کامپیوتری مک بوک گرفته تا گوشی‌های موبایل، به همان شکل اصلی نمایش داده می‌شود.
برخورداری از دستیار هوش مصنوعی
برنامۀ Adobe Acrobat با بهره‌مندی از دستیار هوش مصنوعی، گام قدرتمندی را در جهت هوشمندسازی مدیریت اسناد خود برداشته است. این دستیار با کمک فناوری‌های پیشرفتۀ هوش مصنوعی به کاربران کمک می‌کند تا کارهای روزانۀ خود را با این نرم‌افزار به شکلی دقیق‌تر و سریع‌تر انجام دهند و از فایل‌های خود بیشترین بهره‌وری را داشته باشند. از سری کارهایی که می‌توان با کمک این دستیار هوش مصنوعی انجام داد موارد زیر هستند:
دستیار هوش مصنوعی قابلیت این را دارد که فایل‌های طولانی و پیچیده را به شکلی قابل فهم ارائه و خلاصه کند. این ویژگی در برخی از مواقع برای دسترسی سریع به نکات کلیدی یک سند اهمیت دارد. از طرف دیگر، دریافت خلاصه‌ای از یک فایل PDF برای ارسال به شکل ایمیل و مواردی از این قبیل نیز کاربرد دارد.
ویژگی هوش مصنوعی ادوبی آکروبات کمک می‌کند تا پاسخ سؤالات خود را دربارۀ محتوای PDF به شکلی سریع و دقیق دریافت کنید. این ویژگی خصوصا وقتی زمان کافی برای پیدا کردن اطلاعات خاصی در سند ندارید، اهمیت خواهد داشت.
دستیار هوش مصنوعی قادر است متن‌های موجود در فایل‌های PDF را به زبان‌های مختلف ترجمه کند. این ویژگی برای کار با اسناد چند زبانه بسیار مفید است.
فشرده‌سازی فایل‌ها
یکی دیگر از ویژگی‌های کلیدی ادوبی آکروبات این است که کاربران می‌توانند فایل‌های خود را به صورت فشرده ذخیره کنند. این قابلیت کمک می‌کند تا علاوه بر کاهش حجم فایل‌های پی‌دی‌اف، سرعت بارگذاری، ارسال و ذخیره‌سازی آن‌ها افزایش پیدا کند. این کار بدون کاهش قابل توجه کیفیت محتوا به ویژه برای نمونه‌های با حجم بالا همچون اسناد اسکن شده سودمند است.
ویرایش فایل‌های PDF
برنامۀ Adobe Acrobat امکان ویرایش فایل‌ها را نیز در اختیار شما قرار می‌دهد. با چنین قابلیتی به راحتی می‌توانید متن، تصاویر و سایر عناصر موجود در فایل را تغییر دهید و ظاهر سند خود را مطابق نیازهایتان سفارشی کنید.
حاشیه‌نویسی در فایل‌های PDF
حاشیه‌نویسی از دیگر قابلیت‌های کلیدی در ادوبی آکروبات است که با استفاده از آن امکان ثبت نظرات، پیشنهادات یا توضیحات برجسته به صورت مستقیم روی فایل وجود دارد. این قابلیت خصوصا زمانی که قرار است از اسناد PDF برای همکاری در پروژه‌ها یا بازبینی استفاده شود، کارایی زیادی خواهد داشت. برخی از اشکال حاشیه‌نویسی به صورت اضافه کردن شکل، کشیدن خط زیر متنی یا هایلایت کردن آن قابل استفاده هستند.
ذخیره و مدیریت فایل‌ها در یک مکان
شما با کمک نرم‌افزار Adobe Acrobat می‌توانید تمام اسناد و اطلاعات پی‌دی‌اف خود را در یک مکان ذخیره و مدیریت کنید. این ویژگی در زمان کار با اسناد بسیار زیاد کاربردی است.
اتصال Adobe Acrobat به گوگل درایو
با اتصال Adobe Acrobat به گوگل درایو نیز می‌توانید از یکپارچگی بی‌نظیری برای مدیریت فایل‌های PDF خود برخوردار شوید. با این ویژگی در هر سیستمی به راحتی با اتصال به گوگل درایو خود امکان بررسی و مدیریت فایل‌ها را خواهید داشت. از سری مزایای این قابلیت می‌توانیم موارد زیر را نام ببریم.
- مشاهده، اشتراک‌گذاری و نشانه‌گذاری فایل‌های گوگل درایو
- افزایش میزان بهره‌وری
- مدیریت متمرکز فایل‌ها
- همکاری تیمی بهتر
نحوۀ نصب برنامۀ Adobe Acrobat
برای نصب برنامۀ Adobe Acrobat روی سیستم مک بوک خود می‌توانید از طریق سیب اپ مک اقدام کنید. برای این کار باید مراحل زیر را طی کنید:
- وارد صفحۀ اصلی سایت شوید.
- نام برنامۀ Adobe Acrobat را در کادر جست‌وجو وارد کنید.
- با کلیک روی بخش ذره‌بین، فرایند جست‌وجو را آغاز کنید.
- در نهایت با باز شدن صفحۀ مربوط به برنامه، اطلاعات آن را بررسی و در صورت نیاز نرم‌افزار ادوبی آکروبات را روی سیستم خود نصب کنید.
جمع‌بندی
انتقال از سیستم‌های بایگانی کاغذی به سیستم‌های دیجیتال مبتنی بر PDF گامی مهم در جهت بهبود بهره‌وری، کاهش هزینه‌های جانبی و افزایش امنیت اطلاعات محسوب می‌شود. امروزه با استفاده از ابزارهای کاربردی همچون ادوبی آکروبات و دیگر نمونه‌های مشابه می‌توان به بهترین شکل ممکن از فایل‌های پی‌دی‌اف استفاده کرد. برای نصب برنامۀ Adobe Acrobat و بهره‌مندی از قابلیت‌های متنوع این برنامه همچون سیستم هوش مصنوعی، امکان ادغام و ترکیب فایل‌ها، امکان ویرایش انواع فایل و قابلیت ذخیرۀ آن‌ها در گوگل درایو روی سیستم مک بوک خود می‌توانید از سیب اپ مک استفاده کنید.
